IA no backoffice para rateio de custos e processamento de dados

A área administrativa executava o rateio de despesas por meio de um processo com forte dependência de intervenção manual: leitura de documentos, cruzamento de informações entre diferentes planilhas e bases de dados e a aplicação de regras de rateio com critérios específicos para cada modelo. O aumento do volume de documentos e da complexidade dos diferentes modelos de rateio, limitava a escalabilidade do processo e intensificava a demanda de conferências manuais para evitar inconsistências, evidenciando a necessidade de uma solução capaz de aumentar a produtividade e padronizar a aplicação das regras de negócio.

Para responder a esse desafio, a Squadra desenvolveu um agente de Inteligência Artificial para apoiar o processo de rateio de despesas administrativas. Utilizando o Google AI Studio e técnicas de Engenharia de Prompt, a solução foi construída para interpretar documentos, cruzar informações entre diferentes bases de dados e aplicar automaticamente as regras de negócio definidas pela equipe.

O desenvolvimento partiu do mapeamento do processo existente: foram identificadas as etapas de cada modelo de rateio, as fontes de informação utilizadas, os critérios de validação aplicados pela equipe administrativa e os pontos de maior esforço operacional, como a análise de documentos, o cruzamento de planilhas e as conferências manuais. Com o processo mapeado, o agente passou a atuar como um acelerador operacional: realiza a leitura e interpretação de documentos em PDF, identifica as informações relevantes, compara os dados extraídos com listas de colaboradores e demais bases utilizadas pela área administrativa e aplica automaticamente as regras de negócio definidas para cada processo.

Ao final, a IA entrega os resultados estruturados para conferência dos analistas, reduzindo a necessidade de digitação, cálculos e validações manuais.

Principais entregas

• Mapeamento das regras de negócio
  Identificação das etapas, das informações necessárias e dos critérios utilizados pela equipe administrativa para validação de cada modelo de rateio.
  

• Agente de IA para leitura e interpretação de documentos
  Leitura automatizada de documentos em PDF e identificação das informações relevantes para o rateio.
  

• Cruzamento automático de dados
  Comparação entre as informações extraídas dos documentos e as bases utilizadas pela área administrativa, com aplicação automática das regras de negócio.
  

• Estruturação dos resultados para conferência
  Organização das informações processadas em formato pronto para validação pela equipe, reduzindo a necessidade de digitação e cálculos manuais.

A experimentação demonstrou o potencial da Inteligência Artificial para apoiar processos administrativos tradicionalmente executados de forma manual. Atuando como um acelerador operacional, o agente reduziu o tempo dedicado a processos administrativos tradicionalmente executados de forma manual, trazendo mais agilidade, padronização e confiabilidade ao processo de rateio.

Eficiência operacional
O tempo de execução dos rateios foi reduzido em aproximadamente 70%, passando de cerca de um dia para poucas horas.

Padronização e confiabilidade do processo
A aplicação automática das regras de negócio reduziu a dependência de conferências manuais e a variação na execução entre diferentes rateios.

Base para expansão da automação
O agente desenvolvido por ser utilizado para evoluir a automação de outros processos administrativos.