IA na gestão de acordos: o futuro da inteligência corporativa

Acordos estão em toda parte. Contratos com fornecedores, ordens de serviço, formulários de crédito, aprovações internas, procurações, adendos, certificados. Todos os dias, organizações processam centenas, às vezes milhares deles. Porém, enquanto a maioria das empresas investe em sistemas de gestão para praticamente tudo (vendas, estoque, finanças), acordos frequentemente permanecem fragmentados, guardados em gavetas, pastas de rede ou computadores pessoais.

O resultado? Informações valiosas ficam ocultas em documentos, inacessíveis para análise e decisão. Dados críticos não são estruturados. Obrigações contratualmente vinculantes são esquecidas. Cláusulas importantes nunca são revisitadas. Oportunidades de renegociação se perdem.

Esse não é um problema de tecnologia, mas de inteligência de negócio.

Onde os problemas começam

Considere o ciclo de vida típico de um acordo corporativo:

1. Criação: múltiplas versões em circulação, sem rastreamento de quem alterou o quê;

2. Negociação: idas e vindas entre departamentos (jurídico, compras, negócio, finanças);

3. Aprovação: fluxos de aprovação desconexos, muitas vezes feitos por e-mail;

4. Assinatura: dificuldade em identificar quem tem autoridade para assinar;

5. Armazenamento: contrato guardado na máquina de uma pessoa que, eventualmente, sai da empresa;

6. Execução: obrigações são parcialmente cumpridas ou completamente esquecidas;

7. Renovação: ninguém se lembra da data de vencimento até ser tarde demais.

Em cada uma dessas etapas, dados valiosos se perdem. E aqui está o paradoxo: empresas investem bilhões em business intelligence e data analytics, mas seus acordos corporativos, que contêm decisões de negócio críticas, riscos legais e oportunidades financeiras, permanecem como documentos não estruturados.

Os desafios reais: além da superfície

1. Dados bloqueados em documentos

Quando um contrato é guardado em um arquivo, seus dados estão escondidos.

Sim, é possível ler o documento, mas como você sabe quando expira? Qual é o valor total? Quais são as partes envolvidas? Qual é a cláusula de rescisão? Sem estruturação, essas informações não podem ser consultadas em segundos, comparadas com outras, ou analisadas em massa.

Empresas com centenas ou milhares de contratos enfrentam um desafio monumental: descobrir padrões, riscos ou oportunidades exige trabalho manual intensivo.

2. Processos fragmentados e ineficientes

Áreas diferentes de uma organização lidam com acordos de formas completamente distintas. O departamento de compras usa um método, o jurídico outro, vendas mais outro. Não há padronização, não há visibilidade centralizada, e não há como garantir que todos os acordos sejam gerenciados com o mesmo rigor.

Consequência: erros de aprovação, atrasos em processos críticos, falta de conformidade e exposição a riscos legais.

3. Risco de assinatura incorreta

Quem pode assinar um contrato de aquisição de ativos imobiliários? Quem pode assinar uma ordem de serviço de TI?

A resposta está em procurações corporativas que definem os "poderes", mas essas procurações frequentemente não estão disponíveis para consulta no momento em que são necessárias. Secretárias e gestores tentam memorizar quem possui autorização, documentos acabam sendo assinados por pessoas sem autoridade, contratos se tornam juridicamente inválidos ou expõem a empresa a riscos.

4. Retrabalho constante

Contratos renovados anualmente acumulam aditivos, e identificar o que está em vigor exige ler o documento original e todos os aditivos, procurando por cláusulas que tenham sido modificadas ou revogadas. Executivos precisam dessa informação para tomar decisões, mas geralmente não as têm de forma clara e ágil.

5. Conformidade e auditoria em risco

Legislações mudam, a CLT é alterada, reformas tributárias ocorrem. Quando isso acontece, todas as procurações, contratos de trabalho e acordos comerciais precisam ser revisitados e ajustados. Sem um repositório centralizado e inteligente, empresas perdem prazos de conformidade, sofrem multas e expõem-se a riscos legais.

6. Perda de oportunidades financeiras

Contratos comerciais com cláusulas de reajuste, renovação ou desconto frequentemente não são monitorados. Oportunidades de renegociação, economias potenciais ou receitas adicionais passam despercebidas. É como deixar dinheiro na mesa.

A solução: gestão inteligente de acordos e contratos

Em um ambiente corporativo cada vez mais dinâmico e regulado, a gestão de contratos e acordos deixou de ser uma atividade operacional para se tornar um diferencial competitivo. A forma como as empresas administram, analisam e extraem valor dos seus acordos impacta diretamente em custos, riscos, compliance e velocidade de execução.

Inteligência artificial aplicada à gestão de acordos não substitui pessoas, amplifica a capacidade delas. Máquinas podem processar documentos em massa, estruturar dados em segundos e identificar padrões que tomariam semanas para humanos detectarem.

Há dois componentes críticos:

1. IA especializada em documentos

Nem toda IA é igual. A IA genérica (como chatbots públicos) foi treinada em textos variados da internet. A IA especializada em acordos foi treinada em trilhões de transações reais, conhecendo contextos específicos de contratos, procurações, termos legais e obrigações corporativas.

Essa especialização é crucial. A mesma data pode ter significados distintos dependendo do contexto: em um contrato, pode indicar a data de vigência; em um documento de identidade, a data de nascimento; em uma fatura, a data de vencimento. A IA especializada entende esses contextos, como o AI Doc Lens do grupo SQUADRA.

2. Integração com plataformas de gestão de acordos

IA isolada é interessante, mas IA integrada em fluxos de trabalho real é transformadora. Quando conectada a plataformas que gerenciam o ciclo de vida de acordos, a IA extrai dados de documentos e os alimenta diretamente nos processos e plataformas de Contract Lifecycle Management (CLM).

O Contract Lifecycle Management (CLM) é um software para gerenciar contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida, da criação e negociação até a execução, monitoramento e renovação. Uma ferramenta que organiza processos, estabelece fluxos de aprovação, centraliza documentos e oferece visibilidade sobre o status de cada contrato. Trata-se de uma abordagem operacional que conecta áreas jurídicas, comerciais, financeiras e operacionais.

Segundo estudo da Deloitte e da Docusign, "organizações com CLM avançado são capazes de superar suas metas financeiras 55% mais do que outras organizações."

Em outras palavras: uma gestão de contratos eficiente não só organiza o fluxo documental, como diferencia empresas no mercado ao oferecer mais segurança jurídica, transparência e maior agilidade em negociações.

A Docusign, parceira da SQUADRA e referência global em gestão de acordos, evoluiu o conceito de CLM para IAM (Intelligent Agreement Management). Com uma plataforma IAM, empresas conseguem:

• Criar acordos de forma colaborativa e automatizada, integrando tudo aos sistemas que já utilizam (CRM, HRM, ERP);

• Formalizar acordos rapidamente com segurança e melhor experiência para clientes, parceiros e colaboradores;

• Gerenciar acordos revelando informações antes ocultas, extraindo valor e minimizando riscos.

Como a IA potencializa a gestão inteligente de acordos

O text mining (ou mineração de texto) surge como uma tecnologia-chave que permite extrair e estruturar informações de grandes volumes de documentos, organizando dados automaticamente através da IA.

No Brasil, a Gotodata, empresa do Grupo SQUADRA, é referência em soluções de IA que incluem text mining, sendo uma de suas soluções o AI Doc Lens.

O AI Doc Lens é capaz de reconhecer documentos, tipificá-los, extrair e interpretar o que está escrito, estruturar os dados extraídos e enriquecê-los. Sem intervenção humana, a solução automatiza tarefas repetitivas e mitiga erros na criação, leitura, análise e validação de documentos.

Na prática, o AI Doc Lens potencializa o IAM ao oferecer ferramentas de mineração de texto que ajudam a estruturar informações, identificar cláusulas críticas, monitorar eventos contratuais e alimentar relatórios inteligentes de forma escalável e segura. Assim, empresas passam a ter não apenas contratos arquivados, mas reconhecimento acionável para gerar valor em toda a cadeia de acordos.

Essa integração entre a flexibilidade do IAM e a inteligência da IA é o que permite criar aplicações transformadoras, desde gestão automática de assinantes até consolidação inteligente de contratos e onboarding sem digitação.

Em cada área da empresa, uma transformação operacional:

Vendas:

• A criação inteligente de contratos reduz o tempo de negociação;

• A indicação automática de signatários acelera o fechamento;

• A governança de contratos identifica oportunidades de upsell e renovação.

Compras:

• O onboarding automático de PJ/PF padroniza os processos de contratação;

• A gestão de firmas e poderes reduz riscos de assinaturas inválidas;

• A extração de dados oferece visibilidade a todos os fornecedores e contratos.

RH:

• O onboarding inteligente de PF automatiza admissão com zero digitação;

• A conformidade com a legislação trabalhista é garantida pela consolidação automática de obrigações;

• O rastreamento de benefícios e obrigações é centralizado.

Jurídico:

• A análise automática de contratos reduz o tempo de revisão;

• A detecção automática identifica riscos e cláusulas críticas;

• A gestão de firmas e poderes garante conformidade legal em assinaturas;

• A consolidação de aditivos oferece visibilidade de obrigações vigentes.

Finanças:

• A extração automática de dados de contratos alimenta previsão de caixa;

• A governança de contratos rastreia fluxo de pagamentos e obrigações financeiras.

Compliance:

• O monitoramento automático garante a conformidade com regulamentações;

• A consolidação de contratos e aditivos garante que obrigações sejam cumpridas;

• A extração de dados oferece auditoria completa de todos os acordos corporativos.

O caminho para a implementação

Começar pequeno, escalar gradualmente

Diferentemente de sistemas corporativos tradicionais (ERPs, CRMs) que exigem implementação massiva e disruptiva, as soluções de gestão inteligente de acordos da Docusign e da SQUADRA são modulares.

Você pode começar por um departamento e depois expandir para os outros. Cada expansão entrega valor imediato, justificando novos investimentos.

Integrar com sistemas existentes

As soluções da Docusign e o AI DocLens possuem milhares de integrações nativas com sistemas que você já usa: SAP, Oracle, Microsoft, Google, Salesforce. Não é necessário substituir a infraestrutura existente, você complementa e potencializa.

Considerar parceiros especializados

Implementar a gestão inteligente de acordos com parceiros especializados em transformação digital como a SQUADRA, com experiência em inteligência artificial e especialista nas soluções Docusign, podem acelerar a jornada, evitar armadilhas e garantir retorno rápido.

Acordos corporativos não são apenas documentos legais. São janelas para o negócio. Contém informações sobre parceiros, riscos, oportunidades, obrigações e decisões críticas. Deixá-los desorganizados e não estruturados é deixar valor no chão.

Inteligência artificial especializada em gestão de acordos transforma esses documentos em ativos estratégicos. Ela não substitui o julgamento humano, apenas aumenta a capacidade humana de tomar decisões melhores, mais rápidas e baseadas em dados reais.

Empresas que hoje implementam IA na gestão de acordos estão, como vimos no relatório da Deloitte, construindo vantagem competitiva nas mais diversas frentes do negócio, garantindo mais eficiência, segurança e inteligência de negócio.

Docusign & SQUADRA: uma parceria que transforma acordos em inteligência de negócio

A SQUADRA uniu sua expertise em transformação digital de ponta a ponta com a plataforma global líder em gestão inteligente de acordos, a Docusign, para mudar a forma como as empresas lidam com acordos e contratos, fazendo com que esses documentos deixem de ser apenas formalidades para se tornarem fontes inteligentes de dados, através da aplicação estratégica de IA.

A Gotodata, AI Business Unity da SQUADRA, desenvolveu o AI Doc Lens, solução de inteligência artificial que automatiza o processamento, a interpretação e o enriquecimento de documentos com total conformidade regulatória.

Sem intervenção humana, essas soluções automatizam tarefas repetitivas e mitigam erros na criação, leitura, análise e validação de documentos. Mais eficiência, menos riscos, maior compliance e insights estratégicos fazem parte do futuro cada vez mais inteligente, integrado e orientado a dados da gestão de acordos.

Quer entender como a SQUADRA e a Docusign podem ajudar sua empresa a transformar a gestão de acordos com inteligência artificial? Entre em contato conosco.